Tag Archives: rapi atau berantakan

Ayo (Berhenti) Rapikan Meja Kerja Anda!

Jika meja yang berantakan adalah tanda pikiran yang berantakan, maka sebuah meja kosong merupakan tanda dari apa?” (Albert Einstein)

Kata-kata tersebut kerap menjadi pembenaran bagi mereka yang meja kerjanya tidak rapi. Seraya menambahkan bahwa meja kerja orang sekaliber Albert Einstein, Thomas Alfa Edison ataupun Steve Jobs pun jauh dari kata rapi. Argumen ini diperkuat dengan berbagai penelitian terkait. Misalnya peneliti di University of Minnesota (USA) menguji seberapa baik responden dapat mengemukakan gagasan baru saat bekerja di lingkungan yang rapi dan berantakan. Hasilnya, gagasan yang jauh lebih menarik dan kreatif muncul dari responden di meja kerja yang berantakan. Sementara responden di meja kerja yang rapi cenderung mengikuti peraturan dan enggan mencoba hal baru. Penelitian lain dari University of Northwestern (USA) juga menemukan bahwa orang dengan meja kerja berantakan lebih dapat menyimpulkan inspirasi kreatif dan mampu memecahkan masalah lebih cepat ketimbang orang yang meja kerjanya rapi.

Tapi bukankah berantakan tanda malas membereskan? Dan lingkungan kerja yang sehat adalah lingkungan kerja yang bersih dan rapi? Ada benarnya, namun tidak sepenuhnya. Sebelumnya perlu kita pahami perbedaan antara lingkungan kerja, tempat kerja, dan meja kerja. Lingkungan kerja adalah segala sesuatu yang ada di sekitar pekerja pada saat bekerja, baik berbentuk fisik atau nonfisik, langsung atau tidak langsung, yang dapat memengaruhi diri dan pekerjaannya saat bekerja. Lingkungan kerja yang baik tentu akan berdampak positif terhadap pekerjaan. Dan lingkungan kerja ini juga mencakup aspek nonfisik, misalnya hubungan kerja dengan atasan, rekan atau bawahan.

Adapun definisi tempat kerja menurut OHSAS 18001 (standar internasional untuk penerapan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja) adalah lokasi manapun yang berkaitan dengan aktivitas kerja di bawah kendali organisasi (perusahaan). Tempat kerja ini perlu dikelola untuk menghilangkan pemborosan (waste) sehingga sumber daya bisa optimal. Salah satu metodologi penataan dan pemeliharaan tempat kerja yang banyak dikenal adalah 5S, yang merupakan gerakan untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke). Di Indonesia, metode 5S ini diadopsi menjadi 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) yang merupakan suatu program terstruktur yang secara sistematis menciptakan ruang kerja (workplace) yang bersih, teratur dan terawat dengan baik. 5R juga bertujuan meningkatkan moral, kebanggaan dalam pekerjaan serta rasa kepemilikan dan tanggung jawab pekerja. 5R digunakan juga dalam konsep Lean Management lainnya, seperti: Single Minute Exchange of Dies (SMED), Total Productive Maintenance (TPM), dan Just In Time (JIT).

Tempat kerja adalah bagian dari lingkungan kerja, tempat kerja yang baik akan meningkatkan produktivitas kerja. Pekerjaan bisa terhambat karena kesulitan menemukan alat kerja, mobilitas pun terganggu jika penataan ruang kerja tidak efektif dan efisien. Lalu bagaimana dengan meja kerja yang tentunya juga merupakan bagian dari lingkungan kerja? Meja kerja bisa menjadi bagian dari tempat kerja (workplace) yang harus memenuhi standar tertentu, misalnya untuk meja perakitan (assembly table) dan meja pengemasan (packing table). Namun meja kerja bisa jadi merupakan area pribadi yang lebih menggambarkan tentang karakter personal dibandingkan dengan kualitas pekerjaan. Dalam buku “Snoop: What Your Stuff Says About You”, Sam Gosling, profesor psikologi University of Texas (USA) menuliskan bahwa salah satu alasan ruang fisik, termasuk meja kerja seseorang, dapat mengungkapkan sesuatu adalah karena hal-hal itu pada dasarnya merupakan perwujudan dari sejumlah tingkah laku sepanjang waktu. Lebih jauh lagi, Lily Bernheimer, peneliti di University of Surrey (UK) dan Direktur Space Works Consulting, telah mengembangkan lima jenis kepribadian meja untuk sebuah perusahaan Inggris, Headspace Group. Dari hasil kajian Gosling dan psikolog kepribadian maupun lingkungan, meja kerja dapat menunjukkan lima potret dasar kepribadian: ekstrover, penyetuju, berhati-hati, cemas, dan terbuka untuk pengalaman.

Sebagai area pribadi, meja kerja tidak harus rapi. Karena ‘rapi’ disini sifatnya menjadi relatif, tidak perlu distandardisasi. Craig Knight, seorang psikolog dan pendiri Haddington Knight (sebuah perusahaan di Inggris yang menggunakan sains untuk meningkatkan kinerja usaha) telah melakukan penelitian mendalam dalam personalisasi ruang kerja. Knight menemukan bahwa para pekerja yang meletakkan sedikitnya satu foto atau tanaman di meja mereka akan 15% lebih produktif . Para pekerja yang bisa menghias meja kerja seperti yang mereka inginkan akan 25% lebih produktif dibandingkan mereka yang bekerja di meja yang lebih kosong. Tiga peneliti lain yang menulis di Jurnal Psikologi Lingkungan juga mendapati bahwa dengan membuat tempat kerja lebih personal  akan memberikan kontrol lebih dan rasa kepemilikan di lingkungan kerja. “Menciptakan sebuah tempat milik pribadi di sebuah lingkungan kerja milik publik akan berkontribusi dalam kognitif positif dan kondisi afektif seseorang, yang kemudian menghasilkan sumber daya mental yang meningkat, dan dapat mengatasi dengan lebih baik gangguan yang berpotensi melemahkan karena rendahnya privasi.” tulis mereka.

It’s pointless to have a nice clean desk, because it means you’re not doing anything”, demikian ungkap Michio Kaku, seorang Profesor Fisika, yang rasa-rasanya senada dengan apa yang dikatakan Albert Einstein di awal. Ketika sebagian orang nyaman dengan meja kerja yang tertata rapi, sebagian yang lain justru menemukan gairah beraktivitas dalam meja kerja yang ‘ramai’. Seperti halnya pilihan cara belajar, kondisi meja kerja kerapkali hanya merupakan pilihan cara bekerja. Tidak harus sama antara pekerja yang satu dengan yang lainnya. Pernyataan bahwa meja kerja boleh saja berantakan ketika dipakai namun harus kembali bersih ketika ditinggalkan terdengar bijak namun sebenarnya tidaklah tepat. Tidak sedikit orang yang sengaja tidak merapikan mejanya untuk mengingatkannya bahwa ada pekerjaan yang harus dikerjakan. Merapikan mejanya justru membuatnya lupa akan pekerjaannya. Bukankah untuk mengingat lebih mudah (dan rapi) cukup dengan membuat note kecil di tempat yang mudah terlihat? Kembali ke pilihan cara bekerja. Tidak semua orang sama. Bruce Mau, seorang desainer Kanada pun berkata, “Don’t clean your desk. You might find something in the morning that you can’t see tonight.”. Sekali lagi, tidak rapi tidak sama dengan tidak produktif.

If your company has a clean-desk policy, the company is nuts and you’re nuts to stay there”, demikian ungkap Tom Peters, seorang penulis tentang praktik manajemen bisnis. Terdengar ekstrim. Namun dapat dimaklumi jika kita melihat meja kerja sebagai tempat aktualisasi yang punya privacy. Karenanya tak mengherankan banyak perusahaan menyediakan tempat khusus untuk bertemu dengan pihak internal atau eksternal, tidak membawanya ke meja kerja kecuali untuk alasan khusus. Meja kerja harus nyaman untuk mendukung produktivitas, namun parameter kenyamanan ini tentu beragam. Tidak harus semua orang mejanya serapi Bill Gates (Microsoft) atau seberantakan Steve Jobs (Apple), sesuaikan saja dengan karakteristik masing-masing orang untuk optimalisasi kerja. Namun perlu diingat, tidak rapi berbeda dengan kotor dan jorok. Sampah yang berserakan atau kotoran dimana-mana bukan kebiasaan produktif. Alih-alih menjadi kreatif dan kian produktif, yang ada malah menambah tingkat stress dan jadi sumber penyakit. Pun ada irisan, malas tidaklah sama dengan kreatif. Jadi, ayo (berhenti) rapikan meja kerja kita!

Then there’s the joy of getting your desk clean, and knowing that all your letters are answered, and you can see the wood on it again” (Lady Bird Johnson)