Siang ini, saya diamanahkan untuk mengisi coaching materi tentang analisis SWOT. Agak unik sebenarnya, karena salah satu keunggulan analisis SWOT (dan salah satu penyebab mengapa masih digunakan sampai sekarang) adalah sederhana, tidak perlu pelatihan khusus. Saya sendiri telah mengenal analisis SWOT sejak SMA, artinya sudah belasan tahun lalu. Lalu apa iya analisis SWOT perlu diajarkan? Realitanya, masih banyak orang yang belum benar-benar memahami tentang analisis SWOT, setidaknya masih bingung setelah analisis SWOT jadi selanjutnya diapakan.
Analisis SWOT vs Visi Misi
Mana yang lebih dulu dibuat, analisis SWOT atau visi misi? Analisis SWOT yang menjadi dasar pembuatan visi misi atau visi misi yang menjadi dasar pembuatan analisis SWOT? Dari berbagai definisi mengenai analisis SWOT –yang tidak ingin saya bahas–, ada lima kata kunci: strategic planning (perencanaan strategis), strengthness (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (peluang), dan threat (ancaman). Sebuah pendekatan mengungkapkan bahwa sebagai bagian dari perencanaan strategis, analisis SWOT ada di antara visi misi dengan goals (tujuan), objectives (sasaran), dan activities (kegiatan), atau termasuk dalam bagian strategi. Strategi sendiri terbagi dalam tiga tahap, yaitu formulasi, implementasi dan evaluasi. Formulasi strategi terdiri atas tiga bagian, yaitu input stage, matching stage, dan decision stage. Analisis SWOT sendiri masuk dalam matching stage.
Dengan pendekatan tersebut, analisis SWOT ada setelah visi misi, sebagai sebuah instrumen untuk menetapkan strategi dan menurunkan visi misi dalam ranah yang lebih taktis – teknis. Dalam teori perencanaan maupun problem solving, tujuan memang harus lebih dulu ada sebelum instrumen analisis, karenanya dapat dimengerti ketika visi misi mendahului analisis SWOT. Pun demikian, dalam konteks evaluasi dan analisis menyeluruh kondisi organisasi, bisa saja hasil dari analisis SWOT akan mendorong adanya visi misi baru. Misalnya, dominasi pada strategi SO dapat mendorong adanya visi misi yang lebih progresif dan ekspansif. Namun secara umum, analisis SWOT biasanya dibuat setelah visi misi. 
Kelebihan dan Kekurangan Analisis SWOT
Secara umum, ada empat kelebihan analisis SWOT, yaitu sederhana, kolaborasi, fleksibel dan integratif. Analisis SWOT mudah dipahami, partisipatif, dapat digunakan untuk ukuran organisasi sebesar apapun, bahkan dapat digunakan untuk diri sendiri. Adanya faktor internal dan eksternal dengan sisi positif dan negatifnya juga mengakibatkan instrumen SWOT cukup lengkap dan menyeluruh. Berbagai keunggulan inilah yang menyebabkan analisis SWOT masih relevan untuk digunakan pun usianya sudah sekitar separuh abad. Banyak organisasi dari yang kecil hingga yang besar masih setia menggunakan analisis SWOT. Namun, analisis SWOT bukan tanpa celah. Celah pertama adalah subjektifitas. Data dan kajian mendalam sebenarnya bisa saja diterapkan dalam membuat analisis SWOT, namun kadang justru menyebabkan analisis SWOT menjadi tidak sederhana. Dasar penentuan faktor internal seharusnya bukan ‘kira-kira’. Dasar penetapan faktor eksternal juga semestinya bukan ‘kayaknya’. Demikian pula dengan strategi yang dihasilkan, tidak bisa diperoleh hanya dari intuisi. Sebisa mungkin analisis harus objektif dengan data dan fakta akurat.
Celah kedua adalah variabel negatif yang digunakan, yaitu kelemahan dan ancaman yang bisa jadi sebenarnya tidak ada. Tidak ada gelap, yang ada hanyalah kekurangan cahaya. Tidak ada dingin, yang ada cuma kekurangan kalor. Kelemahan juga tidak ada jika kita mampu mengubahnya menjadi kekuatan, sebagaimana tidak ada ancaman kalau kita dapat memposisikannya sebagai peluang. Bukankah banyak orang hebat yang kekurangannya justru menjadi kekuatannya? Bukankah banyak organisasi besar yang menjadikan potensi ancaman sebagai peluang untuk semakin besar dan kuat? Anehnya, dalam konteks evaluasi orang akan lebih mudah melihat variabel negatif, sementara dalam penetapan strategi orang justru mengacu pada variabel positif dengan agak mengesampingkan variabel negatif. Jadi jangan heran jika kolom strategi yang paling sulit diisi dalam TOWS Matrix adalah strategi WT, padahal kelemahan dan ancamannya mudah diisi. Salah satu alternatif analisis SWOT adalah SOAR (Strengthness, Opportunity, Aspiration, Result) yang lebih fokus ke variabel positif.
Analisis SWOT Sekedar Formalitas?
Tidak sedikit organisasi yang latah, ikut-ikutan menggunakan berbagai konsep dan instrumen manajemen dari luar negeri namun tidak dipahami secara utuh. Sertifikasi internasional hanya dipahami secara administratif. Akhirnya penerapannya hanya setengah-setengah atau bahkan seperempat-seperempat. Demikian pula analisis SWOT, tidak akan jadi apa-apa jika sekedar dibuat namun tidak ditindaklanjuti. Masalahnya, bagaimana cara menindaklanjuti analisis SWOT yang sebenarnya bukan merupakan problem solving tools? Jangankan mem-followup, mengisi penuh matriks SWOT dengan hasil persilangan yang tepat juga tidak mudah. Padahal analisis SWOT hanyalah alat bantu manajemen yang seharusnya mempermudah kerja, bukan mempersulit.
Ada berbagai cara untuk menindaklanjuti hasil suatu analisis SWOT, dan cara-cara ini dapat dikombinasikan. Pertama, ambil key strategies (strategi kunci) dari suatu hasil analisis SWOT. Kedua, jika hasilnya tidak terlalu banyak, sejumlah strategi yang dirumuskan dalam analisis SWOT dapat didaftar sebagai strategi organisasi. Ketiga, ambil strategi paling dominan dari hasil persilangan faktor internal dan eksternal. Cara ketiga ini bahkan dapat mendorong adanya visi misi baru jika memang analisis SWOT ditempatkan untuk membuatnya. Perlu diingat bahwa strategi sederhananya adalah cara menjalankan misi untuk mencapai visi. Dengan memperoleh strategi dari suatu analisis SWOT, langkah-langkah turunan yang harus ditempuh untuk mencapai visi akan semakin jelas.
Cara lain untuk menindaklanjuti hasil analisis SWOT adalah mengolaborasikannya dengan perspektif pengukuran kinerja dan menjadikan hasilnya sebagai indikator kerja. Misalnya dengan Balanced Scorecard (BSC), faktor internal dan eksternal dalam analisis SWOT bisa disilangkan dengan empat perspektif BSC (financial, customer, internal process, learning & growth) dan menghasilkan rangkaian (Key) Performance Indicators (KPI). KPI ini kemudian tinggal diturunkan dalam rencana kerja dan kegiatan sehingga akan ada korelasi antara kegiatan dengan hasil analisis SWOT dan dengan visi misi. Bagaimanapun, SWOT hanyalah sebuah teknik analisis yang takkan bermanfaat jika tidak ditindaklanjuti dan tentunya banyak cara untuk menindaklanjuti suatu hasil analisis. Dan akhirnya, sekedar formalitas atau tidak tergantung bagaimana pemaknaan dan implementasinya.
* * *
Analisis SWOT adalah sederhana, tulisan ini juga masih sangat sederhana. Masih banyak serba-serbi analisis SWOT yang dapat digali lebih dalam. Misalnya, apa bedanya analisis SWOT dengan TOWS matrix? Atau bagaimana meningkatkan objektivitas dalam penentuan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman? Atau bagaimana perbandingan SWOT dengan SOAR? Ilmu manajemen terus berkembang, ruang untuk diskusi dan bertanya sudah semestinya tetap terbuka. Realitanya, yang lebih banyak bermasalah bukan teori ataupun konsepnya, melainkan implementasinya. Bukan alat bantunya yang rusak, tetapi penggunaannya yang tidak tepat. Terlepas dari itu semua, analisis SWOT yang fleksibel dan integratif memungkinkan adanya continuous improvement (perbaikan yang berkesinambungan). Dan analisis SWOT juga dapat digunakan untuk perbaikan dan pengembangan diri. Nah, mumpung masih di awal tahun, yuk buat analisis SWOT pribadi untuk perbaikan dan pengembangan diri sepanjang tahun 2014 ini! ^_^
Analisi SWOT membantu perusahaan untuk menganalisis bagaimana cara terbaik yang bisa dilakukan perusahaan saat ini. Merancang strategi di masa mendatang. Mencari tahu hal-hal yang bisa menghambat usaha atau bisnis.